Ab 1.1.2020 sind inländische und ausländische Unternehmen (ausgenommen Kleinunternehmen) verpflichtet, Schriftstücke von Bundesbehörden (zB Schreiben vom Magistrat der Stadt Wien) und Gerichten (zB Firmenbuchbeschlüsse) elektronisch über das Unternehmensserviceportal entgegenzunehmen.

Ausgenommen von der verpflichtenden Teilnahme an der elektronischen Zustellung sind nur jene Unternehmen, die wegen Unterschreitens der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind. (Hinweis: Gemeint sind sogenannte „Kleinunternehmer“ iSd § 6 Abs 1 Z 27 UStG, die ab dem 1.1.2020 aufgrund von Jahresumsätzen unter 35.000 EUR (unecht) umsatzsteuerbefreit sind.) Ebenfalls ausgenommen von der Verpflichtung sind Unternehmen, die nicht über die technischen Voraussetzungen zur Teilnahme oder über keinen Internet-Anschluss verfügen.

Welche Vorteile soll die eZustellung bringen?

Der Vorteil der elektronischen Zustellung liegt insbesondere darin, dass es ein zentrales, elektronisches Postfach gibt, wo Zustellungen weltweit rund um die Uhr eingesehen sowie umgehend weitergeleitet werden können. Weiters entfällt der Weg zur Post (RSa- und RSb-Briefe).

Was müssen Unternehmer tun?

Es ist eine Anmeldung bzw. Freischaltung über das Unternehmensserviceportal erforderlich, da alle Behördendokumente bereits ab dem 1.12.2019 elektronisch zugestellt werden und nach Verständigung über den Eingang der Schriftstücke die gesetzlichen Fristen zu laufen beginnen.

Um an der eZustellung teilnehmen zu können sind folgende Schritte notwendig:

• Registrierung im Unternehmensserviceportal (USP)
• Einrichtung eines Postbevollmächtigten im USP
• Registrierung im Teilnehmerverzeichnis (bzw Überprüfung der hinterlegten Daten)

USP-Registrierung

Um elektronische Zustellungen empfangen zu können, müssen sich Unternehmen über das Anzeigemodul “MeinPostkorb” über das Unternehmensserviceportal USP (www.usp.gv.at) anmelden und eine E-Mail-Adresse für die Verständigung von elektronischen Zustellungen hinterlegen. Falls Sie über keinen USP-Zugang verfügen, ist eine Registrierung Ihres Unternehmens beim USP erforderlich. Die Registrierung kann wie folgt vorgenommen werden:

• mit der Handy-Signatur oder Bürgerkarte
  Wenn Sie für Ihr Unternehmen einzelvertretungsbefugt sind und über eine Handy-Signatur oder Bürgerkarte verfügen. 
• über FinanzOnline
  Wenn Sie EinzelunternehmerIn sind und einen FinanzOnline-Zugang besitzen oder wenn Sie für Ihr Unternehmen über einen FinanzOnline-Zugang mit Administrator-Rechten verfügen, können Sie Ihr Unternehmen auf www.finanzonline.at für das USP registrieren (Klick auf den Link “Zum Unternehmensserviceportal registrieren”).
• persönlich durch den gesetzlichen Vertreter beim Finanzamt
  Wenn Ihr Unternehmen nicht in FinanzOnline registriert ist bzw. kein einzelvertretungsbefugter Vertreter mit Handy-Signatur oder Bürgerkarte besteht, ist mittels vollständig ausgefülltem Anmeldeformular (FON1), Nachweis der gesellschaftsrechtlichen Vertretungsbefugnis (zB Firmenbuchauszug, Gesellschaftsvertrag, Statuten) und amtlichem Lichtbildausweis (Führerschein, Reisepass, Personalausweis oder Behindertenpass) der Zugang persönlich beim Finanzamt zu beantragen.

Gerne können wir Sie bei der Beantragung eines FinanzOnline-Zuganges als ersten Schritt unterstützen – bitte geben Sie uns rasch Bescheid, ob Sie unsere Unterstützung benötigen!

Einrichtung eines Postbevollmächtigten im USP

Im Zuge der Registrierung muss auch ein USP-Administrator für das Unternehmen festgelegt werden. Der USP-Administrator kann entweder für alle E-Government Anwendungen selbst zur Abholung von elektronischen Zustellungen zuständig sein oder jemand anderen als Postbevollmächtigten in der Rollen- und Rechteverwaltung des USP definieren. Nach der Registrierung wird ein RSa-Brief an die Geschäftsleitung mit Freischaltcode und Sicherheitspasswort zum Abschließen der Registrierung des USP-Administrators übermittelt.

Nachrichten aus FinanzOnline im elektronischen Postfach 

Zu beachten ist, dass Erledigungen der Finanzverwaltung wie bisher auch über FinanzOnline zugestellt werden. Es ist möglich, die Anzeige von Databox-Nachrichten in den Allgemeinen Einstellungen von „MeinPostkorb“ zu deaktivieren.

Teilnehmerverzeichnis

Das Teilnehmerverzeichnis bildet das Verzeichnis aller Unternehmen, die künftig elektronisch Zustellungen empfangen, ab. Folgende Unternehmen wurden automatisch in das Teilnehmerverzeichnis übernommen: 

• Teilnehmer von FinanzOnline, die nicht auf die elektronische Zustellung nach der BAO verzichtet haben
• Kunden eines behördlichen zugelassenen Zustelldienstes (zB MeinBrief der Österreichischen Post AG, Briefbutler von Hpc DUAL ZustellsystemeGmbH, etc.)
• Teilnehmer des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV)

Sie gelten als angemeldete Teilnehmer des Teilnehmerverzeichnisses. Die Teilnehmer sollten auch ab Juli 2019 schriftlich über die Aufnahme in dieses Verzeichnis informiert worden sein. Unternehmen haben beispielsweise eine Information über ihre Übernahme (Benachrichtigung in der Databox von FinanzOnline) erhalten und könnten ab diesem Zeitpunkt die übernommenen Registrierungsinformationen am Teilnehmerverzeichnis nach Anmeldung am USP in „MeinPostkorb“ auf den Button „Profileinstellungen“ überprüfen. Hier können Sie die übernommenen Daten, insbesondere die E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen unter dem Punkt „Verständigungen“ überprüfen bzw. eine oder mehrere E-Mail-Adresse hinzufügen.

Erst wenn im “Teilnehmerverzeichnis” am USP in „MeinPostkorb“ eine gültige E-Mail-Adresse im dafür vorgesehenen Eingabefeld eingegeben ist, unter der Ihr Unternehmen von der E-Zustellung eines Schriftstückes verständigt werden kann, gilt Ihr Unternehmen als registriert. Nach dem Hinzufügen Ihrer E-Mail-Adresse erhalten Sie umgehend eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, mit dem die Adresse verifiziert werden kann.

Eine Registrierung im Teilnehmerverzeichnis bedeutet, dass Ihr Unternehmen zur elektronischen Zustellung gemäß Zustellgesetz registriert ist und auf diesem Weg nachweisliche Nachrichten von Behörden (dies entspricht den bekannten RSa- und RSb-Briefen) und nicht-nachweisliche Nachrichten („Fensterkuvert-Sendungen“) empfangen kann. Die Abholung von nachweislichen Nachrichten bedarf eines Logins mittels Bürgerkarte oder Handysignatur, für nicht-nachweisliche Nachrichten reicht ein einfacher Login.

Sofern keine automatische Übernahme in das Teilnehmerverzeichnis erfolgte, ist eine Registrierung im USP unter „MeinPostkorb“ erforderlich. Dies trifft somit insbesondere in folgenden Fällen zu:

• Sie sind kein FinanzOnline-Teilnehmer
• Sie sind kein ERV-Teilnehmer
• Sie sind nicht über einen behördlich zugelassenen Zustelldienst registriert

Obwohl derzeit für die Nicht-Teilnahme an der eZustellung noch keine Sanktionen vorgesehen sind, sollte man unbedingt ein USP-Konto anlegen (falls noch nicht vorhanden) und sich für die eZustellung registrieren, falls man im Teilnehmerverzeichnis gelistet ist. Andernfalls hat man keine Einsicht in das elektronische Postfach und die behördlichen Zusendungen gelten dennoch als zugestellt. Man läuft Gefahr, Fristen zu versäumen. Sollte man nicht im Teilnehmerverzeichnis aufscheinen, werden die Behörden Zustellungen wie bisher postalisch vornehmen.

Empfang der Dokumente

Elektronische Dokumente sind nach Erhalt einer Benachrichtigung per E-Mail zentral im Anzeigemodul “MeinPostkorb” im USP (www.usp.gv.at) entgegenzunehmen.

ACHTUNG: Die gesetzlichen Fristen beginnen ebenfalls ab diesem Zeitpunkt zu laufen. Der USP-Postbevollmächtigte kann im Anzeigemodul „MeinPostkorb“ unter dem Menüpunkt „Einstellungen“ die übermittelten Informationen überprüfen und bei Bedarf auch individuelle Anpassungen vornehmen (z.B. Abwesenheiten, Definition der gewünschten Dateiformate, Aktivierung der nachweislichen Zustellung unter Verwendung der Bürgerkarte/Handysignatur, etc).

Bescheide des Finanzamts werden weiterhin in die Databox in FinanzOnline zugestellt. An einer uns als Ihre steuerliche Vertretung erteilte Zustellvollmacht ändert sich nichts. Nach derzeitigem Informationsstand werden bestimmte Databox-Nachrichten zur Information auch im Anzeigemodul des USP aufscheinen.

Automatische Löschung der Dokumente

Nachrichten werden nach Ablauf der gesetzlich vorgesehenen Vorhaltefrist automatisch und unwiederbringlich gelöscht! Bei nachweislicher Zustellung ist das Dokument zwei Wochen zur Abholung bereitzuhalten und nach Ablauf weiterer acht Wochen zu löschen; Dokumente ohne nachweisliche Zustellung werden nach zehn Wochen gelöscht. Die Löschung betrifft auch nicht gelesene Nachrichten!

eZustellung für Privatpersonen und Kleinunternehmen

Nichtunternehmen (zB auch Privatpersonen) können sich ab 1.12.2019 freiwillig für die eZustellung anmelden. Der Zugriff für Privatpersonen erfolgt über oesterreich.gv.at oder die App „Digitales Amt“.

Es können auch Kleinunternehmer freiwillig teilnehmen. Weitere Informationen finden Sie unter https://bmdw.gv.at/Services/ElektronischeZustellung.html

Widerrufsrecht

Kleinunternehmen, die nicht zur Teilnahme an der elektronischen Zustellung verpflichtet sind und auch nicht teilnehmen möchten, müssen der Teilnahme an der elektronischen Zustellung durch Abmeldung des Unternehmens vom Teilnehmerverzeichnis am USP widersprechen, sofern dort eine automatische Registrierung erfolgt ist. Andernfalls ist keine gesonderte Abmeldung notwendig.

Ab dem 1.1.2020 beginnt die verpflichtende Teilnahme an der eZustellung. Es ist mit laufenden Änderungen seitens der Behörde zu rechnen. Wir werden Sie auf dem Laufenden halten und über Neuerungen informieren. Bei Fragen stehen wir selbstverständlich jederzeit gerne für Auskünfte zu Ihrer Verfügung!